Als vendor lever je regelmatig aan één of meerdere Amazon fulfillment centers (FCs). De eisen om op pallets bij Amazon aan te leveren zijn al vrij strikt, maar als Amazon dan nog niet eens een factuur betaald, zie je door de bomen het bos niet meer? Deze online reus krijgt elke dag een groot aantal leveringen binnen, zodat het vaak voorkomt dat goederen niet foutloos worden ontvangen. Als hun systeem vervolgens inplaats van 8 units alleen 6 units inboekt, dan blijven 2 units open staan. Deze vermeldt Amazon dan als shortage claim tot dat jij kan bewijzen dat je alle 8 units hebt aangeleverd. Hiervoor vragen ze een valid POD (= Proof of Delivery = Bewijs van levering).
Amazon wil een duidelijke link tussen een CMR + pakbon + factuur. 
De CMR (document: conventie goederenvervoer) vraag je op bij je vervoeder. Maar let op dat je vanaf het begin heldere afspraken met een vervoerder maakt:
- Op de CMR moet een referentie staan, die ook op je pakbon vermeld is. Uit ervaring raden wij aan om als referentie het ASN nummer en/of PO nummers te gebruiken.
- Op de CMR moet een stempel van Amazon en handtekening van een Amazon medewerker staan.
- Amazon accepteert alleen een CMR die geprint is en niet handgeschreven.
En wat als je een digitale CMR krijgt, vraag je je af? Amazon geeft aan, dat als de naam van een Amazon medewerker duidelijk op de CMR herkenbaar is, een stempel niet noodzakelijk is. Nogmaals in de praktijk blijkt dit anders te zijn en Amazon doet nog steeds moeilijk als er geen stempel op de CMR zichtbaar is.
Idealiter bevatten alle de documenten deze referenties:
- CMR: ASN of PO nummers, stempel en handtekening van Amazon
- Pakbon: ASN en PO nummers, aantal units en EANs, interne order referentie
- Factuur: PO nummers, aantal units en EANs, interne order en factuur referentie
En hoeveel facturen heb jij inmiddels die Amazon niet (volledig) gaat betalen, zolang ze geen “valid POD” hebben ontvangen? Hopelijk kun je nu weer aan de slag. Succes!
u-commerce 